free web hopeのPR担当の清水と申します。
結論が出ないまま時間超過してしまう打ち合わせや、目的が不明確になりつつある定例会を改善したいと思ったことはないでしょうか。私はあります。
free web hopeに転職して1か月ですが、当社は社内打ち合わせが比較的少ない文化だと思います。
理由は、お客様の目的達成に向けて各チームがそれぞれの役割と責任で業務を遂行しているので共有MTGが少ないから。また、お客様との定例会には社内共通フォーマットのアジェンダを前日には社内回覧して決定する方式にしているから、です。
しかし、今後社内の組織拡大や関与チームの増加、顧客数の増加によって、打ち合わせの数が増加することが予想されます。
そこで、打ち合わせの生産性を上げるファシリテーション法を個人的に勉強する機会があったので、備忘録を記しておこうと思います。
当たり前な内容かもしれませんが、確かに打ち合わせが上手い人はこれを実行しているな、と思いました。
①打ち合わせの「目的」「議題」「ゴール」を事前に共有する
ファシリテーションは打ち合わせの前から始まっています。打ち合わせの主催者は、目的やゴールをなんとなく頭に思い描いているかもしれません。しかし参加するメンバーにそれがきちんと伝わっていないと、打ち合わせが超過しやすくなります。
そのため、打ち合わせに招待するタイミングで「目的」「議題」「ゴール」を共有します。
仮に、お客様に提案する企画を募る打ち合わせであれば、出したい企画案の前提情報（誰に、いつ、どこで、どの程度の予算で）、いくつの企画を提案したいか、を伝えておきます。
打ち合わせに必要そうなデータなどは、事前に収集を依頼し、相応の準備をして打ち合わせに臨んでもらいます。
②打ち合わせのタイムラインを提示する
打ち合わせの冒頭で時間配分を伝えることで、一人が話しすぎてしまったり、まとめの時間が足らなくなってしまう時間超過を防止することができます。
特に業務改善の協議や、企画のブレインストーミングなどいろいろな案が出やすい打ち合わせの場合は、最後の10分間は議論のまとめとして時間を確保しておきます。
仮のタイムライン
・「目的」「議題」「ゴール」の確認（5分）
・各自の発表（25分）
・ディスカッション（20分）
・まとめ（10分） ※定例会であればNext Actionも決める
また、タイムキーパーを別の参加者に依頼するのも手です。
③参加メンバーの前提知識の確認と雰囲気づくり
ファシリテーターは活発な議論が起きるように心理的安全性を確保することと傾聴する姿勢が重要です。
しかし、限られた時間の中で一定の答えを導き出さなければいならない打ち合わせの場合は、議題の経験者や個々人の知識量などを最初に確認するのも１つの手です。経験者の意見に偏りすぎないよう配慮は必要ですが、基本情報などを最初に共有を受け、ある程度議題を絞り込むのも有効です。
④打ち合わせ終了10分前には仮のまとめを行う
議論が活発な打ち合わせは様々な意見が出るため、全員が納得する1つの意見に絞り込むのは難しくなると思います。
そのため、仮でもよいので一旦のまとめを行います。企画・意見のグルーピングをしたり、緊急度や実現性で4象限マトリクス化し、優先事項の合意を取るなどです。
また、ネクストアクションがあれば、その担当者と期限をきちんと決めておくと良いでしょう。
おわりに
ファシリテーションは活発な議論を行うための役割ですが、一方で時間は有限です。より深いファシリテーションの技術はあると思いますが、まずは上記から取り組み始めてみようと思います。
